De impact van generatieve AI op Vlaamse KMO's

Van minder administratieve last tot betere klantinteracties: generatieve AI opent een wereld aan nieuwe kansen. In deze blog delen we waardevolle inzichten, tonen we toepassingen uit de praktijk en belichten we de uitdagingen waar Vlaamse KMO's vandaag voor staan wanneer ze deze opkomende technologie invoeren.

Generatieve AI, vooral bekend van tools zoals ChatGPT, laat machines tekst, beelden en andere content maken op basis van menselijke prompts. Veel bedrijven gebruiken ChatGPT eerst voor eenvoudige taken zoals mails opstellen of documenten samenvatten, maar het echte potentieel reikt veel verder dan die instapvoorbeelden. Bij Studio Fledge helpen we Vlaamse KMO's om die bredere mogelijkheden te verkennen en te benutten, via inspiratiesessies, workshops en hands-on proofs of concept (PoC's). Ons doel: generatieve AI tastbaar, praktisch en meteen waardevol maken.

Verder dan de basis

Voor veel bedrijven is ChatGPT de eerste kennismaking met generatieve AI. Medewerkers en leidinggevenden gebruiken het om content te genereren, vragen te beantwoorden of tijd te winnen bij dagelijkse taken. Toch blijft het gebruik vaak oppervlakkig, terwijl geavanceerdere toepassingen binnen handbereik liggen. Enkele voorbeelden:

• Private “GPT's” maken
• Gestructureerde en ongestructureerde documenten doorzoeken en vergelijken (bv. pdf's, Excel)
• Output genereren in verschillende formaten, zoals CSV's, tabellen of zelfs beelden
• Alternatieve AI-tools verkennen, zoals Google Gemini of Anthropic Claude
• Technieken voor prompt engineering toepassen voor betere resultaten
• AI gebruiken als slimme zoekinterface

ChatGPT is een bijzonder veelzijdige tool, maar we merken vaak dat bedrijven onrealistische verwachtingen hebben over wat het kan in specifieke operationele contexten. GPT-modellen zijn getraind op enorme hoeveelheden algemene data en zijn daardoor niet vanzelf geschikt om bedrijfsspecifieke vragen te beantwoorden. Er bestaan wel doeltreffende manieren om generatieve AI af te stemmen op de noden van je organisatie. Een krachtige methode is Retrieval-Augmented Generation (RAG): daarmee integreer je interne bedrijfsdata op een veilige manier, zodat het model accurate antwoorden genereert die rekening houden met de context. Hulp nodig om dit op te zetten? Daar komen wij in beeld.

Microsoft CoPilot: een toegangspoort tot AI voor bedrijven

De integratie van Microsoft CoPilot in de Office 365-suite is voor veel bedrijven een belangrijke instap in generatieve AI. Door AI-functionaliteit rechtstreeks in te bouwen in vertrouwde tools zoals Word, Excel en Outlook, maakte Microsoft de technologie toegankelijker dan ooit. In de praktijk merken veel organisaties echter dat de eerste resultaten niet helemaal aan hun verwachtingen voldoen.

Dat heeft vaak twee belangrijke oorzaken: medewerkers gebruiken de tool nog te weinig, en de onderliggende document- en rechtenstructuur is er nog niet klaar voor. Zonder degelijke content governance en implementatie schieten zelfs de krachtigste tools tekort. Met de juiste fundamenten kan CoPilot wel degelijk zorgen voor merkbare productiviteitswinst en dagelijkse taken stroomlijnen.

Microsoft blijft fors investeren in de verdere ontwikkeling van CoPilot, en we verwachten dat de mogelijkheden en het gebruik ervan de komende tijd snel zullen groeien.

Vandaag verhoogt Microsoft CoPilot de productiviteit in het hele Office-ecosysteem met functies zoals:

• SharePoint: pagina's en sites maken, bewerken en slim doorzoeken
• Teams: in realtime samenvattingen en actiepunten van vergaderingen genereren
• Word: helpen bij het schrijven, bewerken, samenvatten en opmaken van documenten
• Excel: data analyseren, trends herkennen en verzorgde visualisaties maken
• PowerPoint: presentaties ontwerpen en opmaken met prompts in natuurlijke taal
• Outlook: mails opstellen en verfijnen met suggesties van AI
• OneNote: notities efficiënter ordenen, verbeteren en doorzoeken

Met de juiste opleiding en een gestructureerde aanpak kunnen bedrijven van CoPilot een krachtige digitale assistent maken: een assistent die niet alleen tijd bespaart, maar ook de kwaliteit van het werk actief verbetert.

Praktische AI-toepassingen voor Vlaamse KMO's

Voor veel kleine en middelgrote ondernemingen voelt de wereld van AI nog onbekend aan. Er is wel een algemeen besef dat AI veel potentieel heeft, maar de vraag blijft: waar begin je, en hoe creëer je echte waarde?

Wij vinden dat elk bedrijf best begint met deskundig advies over de kansen en uitdagingen van deze snel evoluerende technologie. Een logische volgende stap is experimenteren met toegankelijke tools zoals ChatGPT of Microsoft CoPilot, en een paar gerichte use cases met veel impact bepalen.

We merken dat bedrijfsleiders de mogelijkheden en toepassingen van AI in hun organisatie niet altijd volledig begrijpen. Er leeft een misvatting dat het nog te vroeg is om stappen in die richting te zetten, of dat het om dure en complexe integraties gaat. Het omgekeerde is waar: er zijn enorm veel kansen om met weinig inspanning kleine onderdelen van bedrijfsprocessen te verbeteren, vaak met een hoog rendement. De technologie is vandaag zo toegankelijk dat we zelfs met kleine ontwikkelingsprojecten uitstekende resultaten halen. - Tom Celis, Head Of Studio Fledge

Bij Studio Fledge investeerden we in een eigen AI-omgeving om snel en betaalbaar prototypes op maat te ontwikkelen. Zo tonen we op een hands-on manier hoe AI meteen waarde kan creëren, afgestemd op de specifieke noden en context van Vlaamse KMO's.

Hieronder lichten we enkele concrete voorbeelden toe die deze aanpak in de praktijk illustreren.

Automatisering en efficiëntie

Automatisering is een van de domeinen waar AI KMO's het snelst en met de meeste impact kan ondersteunen. Door repetitieve en tijdrovende taken te stroomlijnen, laat generatieve AI teams efficiënter werken en zich focussen op activiteiten met meer toegevoegde waarde. Die verbeteringen vragen geen grote investeringen of complexe systemen, alleen slim gebruik van de juiste tools.

Enkele concrete use cases uit de praktijk waar AI vandaag al voor meetbare efficiëntiewinst zorgt:

DOCUMENTEN GENEREREN

Documenten zoals offertes, rapporten of contracten automatisch genereren, is vaak een van de eerste praktische AI-toepassingen binnen KMO's. Tools zoals Microsoft CoPilot zijn een handig vertrekpunt, maar schieten vaak tekort wanneer het gaat om complexere content, of om met eenvoudige prompts de juiste toon en structuur te treffen. Om die beperkingen te overwinnen, ontwikkelen we workflows op maat van elke klant. Zo bouwen we chatbots die documenten genereren op basis van vooraf gedefinieerde sjablonen en eerdere voorbeelden. Die oplossingen steunen op Large Language Models (LLM's) en werken via interactieve vraag-en-antwoordsessies met gebruikers, gecombineerd met relevante bedrijfsdata. Het resultaat: kwalitatieve, consistente documenten in een fractie van de tijd.

DOCUMENTEN SLIM DOORZOEKEN

Een veelgevraagde AI-toepassing is het doorzoeken van interne bedrijfsdocumenten, binnen platformen zoals SharePoint of als uitbreiding van bestaande documentbeheersystemen. Met een goed georganiseerde mappenstructuur en rijke metadata begrijpen AI-zoekbots vragen in natuurlijke taal en geven ze accurate antwoorden op basis van bedrijfsdata. In plaats van manueel door mappen te bladeren, stellen medewerkers gewoon een vraag en krijgen ze een rechtstreeks antwoord of een link naar het meest relevante document. Dat bespaart kostbare tijd en maakt informatie in de hele organisatie beter toegankelijk.

MAILTRIAGE

Algemene mailboxen (zoals info@bedrijf.be) krijgen vaak elke dag een grote hoeveelheid mails binnen, waarvan er veel snel bij de juiste afdeling moeten belanden. Vroeger kon je enkel filteren op afzender of onderwerpregel, wat zelden genoeg context bood om correct te sorteren. Generatieve AI verandert dat. Door de inhoud van elke mail te interpreteren, kan AI berichten classificeren en automatisch doorsturen naar het juiste team, zoals sales, support of finance. Dat vermindert niet alleen het manuele werk, maar zorgt ook voor snellere reactietijden en een consistentere opvolging, wat zowel de efficiëntie als de klantervaring ten goede komt.

DOCUMENTEN OMZETTEN IN GESTRUCTUREERDE OUTPUT

Veel organisaties werken met documenten zoals pdf's, Excel-bestanden of Word-bestanden zonder vast formaat, waardoor ze moeilijk automatisch te verwerken zijn. Daarom ontwikkelen we oplossingen die data uit die niet-gestandaardiseerde bestanden halen en omzetten naar gestructureerde, machineleesbare formaten zoals tabellen, CSV's of records in een databank. Die systemen gebruiken AI om de inhoud en structuur van elk document te interpreteren. Dat zorgt voor snellere verwerking, consistentere data en een vlottere integratie met interne tools of workflows. Dat is vooral waardevol voor bedrijven die geregeld facturen, formulieren of rapporten in uiteenlopende lay-outs verwerken.

VIDEODATA ONTSLUITEN 

Voor een opleidingscentrum bouwden we een AI-toepassing die videocontent doorzoekbaar en toegankelijk maakt via een chatbotinterface. Gebruikers vinden snel relevante informatie door vragen te stellen, en de tool antwoordt met een tekstueel antwoord én rechtstreekse links naar de exacte momenten in de video waar de inhoud aan bod komt. Die aanpak verbetert de gebruikerservaring aanzienlijk: waardevolle kennis uit grote hoeveelheden videomateriaal wordt snel en gericht toegankelijk, wat tijd bespaart en de leerresultaten verbetert.

AANBESTEDINGEN EVALUEREN

Een innovatieve toepassing die we ontwikkelden, is een evaluatietool voor aanbestedingen die bedrijven helpt inschatten of het haalbaar is om op een aanbesteding in te gaan. Op basis van factoren zoals de context van het bedrijf, de kernactiviteiten, financiële beperkingen en de specifieke gunningscriteria genereert de tool aanbevelingen op maat. Zo ondersteunt de tool de besluitvorming met heldere, datagedreven inzichten over of en hoe je op een aanbesteding ingaat.

INTAKEPROCESSEN AUTOMATISEREN

Voor een bedrijf dat gespecialiseerd is in revalidatiehulpmiddelen bouwden we een prototype dat intakegesprekken automatiseert met speech-to-text-technologie. Deze AI-oplossing zet gesproken input om in gestructureerde data, categoriseert de informatie en integreert die rechtstreeks in het ERP-systeem van het bedrijf voor een naadloze verwerking. Naast het vastleggen van data kan de tool ook advies geven over volgende stappen en timing, en ontbrekende informatie detecteren. Zo verloopt de registratie nauwkeuriger en efficiënter. Deze aanpak is erg flexibel en toepasbaar in verschillende sectoren, zoals patiëntenintake in de zorg, de afhandeling van klachten van klanten en de registratie van werkorders bij technici op het terrein.

Innovatieve oplossingen

Generatieve AI is een katalysator voor innovatie en laat organisaties als nooit tevoren nieuwe producten en diensten verkennen. Veel bedrijven experimenteren met AI-toepassingen om hun aanbod te verbreden en concurrentieel te blijven.

De technologie versnelt het prototypingproces, zodat ontwikkelaars snel AI-modellen kunnen bouwen en integreren in bestaande softwareoplossingen. Daarnaast ondersteunt een brede waaier aan AI-tools vandaag het maken van uiteenlopende content, zoals ontwerpen, teksten en video's. Zo kunnen bedrijven efficiënt en op schaal kwalitatief creatief materiaal produceren.

Uitdagingen en investeringen

Generatieve AI implementeren vraagt belangrijke investeringen. Om het potentieel ten volle te benutten, hebben KMO's de juiste infrastructuur, tools en expertise nodig. Denk aan het upgraden van hardware en software, en aan een blijvende inzet op opleiding en vorming van medewerkers.

AI-oplossingen invoeren gaat gepaard met een leercurve, en deze technologieën integreren in bestaande workflows kan complex zijn. Bedrijven die er de nodige tijd en middelen in steken, plukken er op lange termijn wel stevig de vruchten van, in de vorm van meer efficiëntie, innovatie en concurrentiekracht.

Stapsgewijs implementeren: de sleutel tot succes

Onze ervaring leert dat een geleidelijke, stapsgewijze aanpak de meest doeltreffende manier is om generatieve AI in te voeren. Door klein te starten met experimenten en samen met AI-experts prototypes te ontwikkelen, kunnen groeibedrijven en KMO's het potentieel van AI stap voor stap verkennen: zo blijven de risico's beperkt en leer je zoveel mogelijk.

Deze methode brengt niet alleen waardevolle use cases op maat van het bedrijf aan het licht, maar helpt medewerkers ook om vertrouwen te krijgen in de technologie en er vertrouwd mee te raken. Zo leg je een stevig fundament voor een bredere adoptie.

‍

AI is een blijver, en steeds meer bedrijven zien het potentieel ervan. Toch zijn veel organisaties zich nog niet volledig bewust van zowel de kansen als de uitdagingen die AI met zich meebrengt. Tools zoals ChatGPT en Microsoft CoPilot maken een snelle adoptie mogelijk, maar wie niet goed begrijpt wat AI kan, loopt het risico dat de verwachtingen niet worden ingelost.

Het goede nieuws is dat AI erg toegankelijk en betaalbaar geworden is, waardoor bedrijven snel kunnen experimenteren en ontdekken waar deze technologie echt waarde toevoegt. We zien steeds meer Vlaamse KMO's die generatieve AI slim inzetten, en die trend zet zich zeker door.

Daarom raden we bedrijven sterk aan om zich grondig te informeren over AI en een duidelijke adoptiestrategie uit te werken, afgestemd op hun eigen noden.

Wil je een specifieke use case verkennen, een demo zien of persoonlijk advies krijgen? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag om het volledige potentieel van AI te benutten in je organisatie!

Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? De Medemens verwerkt vandaag onderhoudscontracten voor meer dan twintig locaties zonder manuele invoer. Wil je weten waar AI loont in je eigen bedrijf? Start met een AI Value Scan.